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事件管理暨活动策划成都软件开发需要多少费用?

2021
03/22
16:48
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从生日聚会到国际会议,任何活动背后都有很多工作要做。活动组织者必须计划许多不同的事情:日程安排,与会者名单,支出,座位表等等。似乎是一个真正的挑战!过去,活动策划者不得不使用许多单独的工具:电子表格,电子邮件服务,网站建设者,通讯工具,当然还有很多纸张。一次管理许多事件确实非常困难且效率低下。难怪《福布斯》将活动协调员列为十大压力最大的工作之一。为了简化事件计划流程,组织者需要一个方便且易于使用的多合一工具。为了满足这一需求,已经创建了事件管理软件(EMS)。如今,EMS市场正在增长:根据Statista的预测,到2020年,全球用于事件规划的软件市场价值将近90亿元。如果您想帮助事件策划者组织精彩的事件,您可能想知道事件管理成都软件开发可能要花费多少。我们将先简要扼要地回答您的问题,然后再详细讨论。

让我们从一个简短的答案开始:为事件规划开发具有基本功能的多合一软件将需要12到14周的时间,而您的费用约为30万元。

但是,这些信息并不能说明这些数字所代表的含义。为了清楚地了解您所支付的费用,您需要了解用于事件计划的软件以及它应该具有的功能。

我们写这篇文章是为了向您提供有关事件管理软件开发成本的详细说明。

谁需要事件管理软件?

在进入软件开发过程之前,您需要知道要为谁构建软件。正确定义目标受众对于任何项目的成功都是至关重要的,因为不同的客户端可能需要来自同一Web应用程序的不同功能。

此外,了解潜在客户可以帮助您决定要包括在事件计划系统中的功能,特别是如果您不是该软件类别的专家时。首先分析将使用您的软件进行活动计划的人员:

专业的活动策划人员,需要组织各种类型的活动并必须与许多联系人进行沟通

婚礼和聚会组织者,计划需要特别关注日程表和与会者名单的活动

需要与赞助商和志愿者合作以及组织筹款活动的非营利组织

希望为其客户举办内部活动或促销活动的公司和企业

需要宣传其服务以吸引客户的活动场所

为学生,校友和当地社区举办活动的教育机构

下一步是找出您的软件将帮助组织哪些事件。

事件管理软件可帮助组织的事件类型

不用说,每个事件都需要具有特定工具集的软件。例如,策划舞会与组织国际会议大不相同,这意味着事件策划者需要在EMS中使用不同的功能来应对这两项任务。

事件类型决定事件计划系统必须提供的功能。要了解您的EMS中包括哪些工具,请考虑人们需要组织的主要事件类型:

会议。计划会议的EMS必须提供多用户访问权限,因为通常有几位经理在组织同一事件。提供计划工具也很重要,因为会议必须遵循严格的计划。最后,重要的是添加一个签入工具,以避免在会议开始时浪费时间的文书工作。如果您希望活动策划者的工作流程尽可能有效,请考虑允许与会者自己签入,从而使签到流程自动化。

贸易展览(展览)。这些事件首先针对的是在特定行业中工作的人员,尽管它们可能对公众开放。贸易展览需要响应式网站,因此与会者可以在线注册并付款。此外,用于展览的活动管理平台必须提供展位定位工具。

婚礼和派对。用于此类活动的软件必须提供RSVP(来自法国répondezs'il vousplaît,或“请回答”),食物和饮料选择工具,座位表等。

文化和慈善活动。举办此类活动是为了筹集资金,因此活动管理软件必须支持票务,简单的注册,座位表等。

没有EMS,组织任何此类活动可能都是一个真正的挑战。

活动策划软件的好处

EMS简化并简化了活动计划,使组织者可以避免不必要的工作。想象一下没有活动计划软件而举行的毕业典礼:组织活动将非常困难且令人费解,因为计划人员将需要收集大量信息(来宾清单,座位表,菜单)。

事件管理系统使这项任务变得容易得多。看看我们的事件计划软件最重要的好处列表:

1、便捷的数据管理

用于事件计划的事件计划软件可帮助组织者立即访问数据。以前,事件组织者会使用带有大量数据的冗长的电子表格,因此很可能会犯错误或丢失一些信息。

但是,事件管理平台将所有与事件相关的信息和文件保存在一个地方,因此可以缓解这些问题。此外,活动策划者可以随时随地访问此数据。

事件管理系统使计划人员可以导入和导出数据,上载和下载文件,共享文档等。

2、不需要纸

过去,活动策划者不得不使用大量纸张做笔记,绘制座位表并通过邮件发送RSVP。这花费了很多时间,并使过程变得相当复杂。

现代化的软件使活动策划者根本不用纸。所有文件和工具都是基于云的,并且在特殊数据中心中是安全的。活动策划者可以通过计算机或移动设备来完成工作。

3、实时跟踪和分析

专业的活动经理需要了解他们组织的每个活动的成功程度。这些信息可帮助他们分析收入并改善工作方式。

先进的事件管理平台可为组织者提供大量统计数据,以供进一步分析。例如,活动计划者可以访问注册活动,潜在客户,发票,付款和其他有价值的信息。

此外,最好的事件管理软件还提供了方便的预算工具,可帮助组织者跟踪其支出并正确分配预算。

4、简化沟通

考虑组织一次国际会议:数百名与会者,酒店预订,日程安排,注册等等。如果没有EMS,组织者将需要处理大量文档,发送大量电子邮件并拨打大量电话。与与会者以及团队成员之间的交流将非常混乱。

但是,活动策划软件可以使组织者脱颖而出,从而使交流变得轻松而顺畅。例如,添加多用户访问权限可改善协作,而清单和日历可让事件组织者记住他们必须做什么以及何时要做。

顶级事件管理系统具有消息传递工具,用于在团队内部或与与会者进行通信。

5、任务自动化

组织者与许多活动的参加者进行交流。例如,公司可能希望在展示其新产品后发送促销电子邮件。向电子邮件发送电子邮件给与会者的看似简单的任务将需要大量耗时的手动工作,除非使用了一些好的事件计划软件。

实际上,许多事件管理平台都包括客户关系管理系统,因此它们不仅可以帮助组织者举办事件,而且可以帮助与会者。例如,如果使用事件计划工具,则发送后续跟踪将花费很少的时间和精力。

6、内置网站构建器

您能想象没有网站的重要事件吗?对于某些较小的活动(例如生日聚会),似乎没有必要拥有网站,但是对于大型活动(例如会议或音乐会),这确实是必不可少的。

因此,如果您的事件管理平台具有内置的网站构建工具来帮助组织者在Internet上推广他们的事件,那将是很好的。另外,请确保选择可以创建适合移动设备访问的网站的网站构建器,因为许多与会者都将从移动设备访问该网站。

多合一事件策划软件:适用于每个事件的单一工具

为了真正有用和受欢迎,事件计划系统应该提供我们刚才提到的所有好处。换句话说,多合一事件管理软件必须提供用于组织各种事件的完整工具集。

该软件使活动策划者可以尽可能有效地工作,从而节省了时间,金钱和精力。实际上,多合一事件管理软件是事件计划人员工作中唯一需要的工具。得益于此类软件,他们无需在各种工具之间切换或使用第三方服务。相反,活动组织者可以简单地选择计划特定活动所需的工具。

而且,多合一事件管理系统可以省钱,因为不需要购买任何其他软件。

活动管理软件成本评估

既然您知道要为谁构建事件计划软件,以及该软件必须适合什么事件,那么现在就可以评估此多合一平台的成本。

在继续评估本身之前,让我们先谈一下工作范围:

用户体验设计

UI设计

前端开发

后端开发

质量检查(手动和自动测试)

如您所见,我们评估了应用程序开发的整个周期,以使评估尽可能准确(并且很有帮助)。开发用于活动计划的软件所需的团队至少应有六名专家:一个UI / UX设计师,两个后端开发人员,两个前端开发人员以及一个QA工程师。

尽管有用的事件管理软件必须具备许多必要的功能,但我们采用了最重要的功能并将它们分为几个模块。

我们将评估开发事件计划软件的每个模块所需的小时数。就价格而言,软件开发速度取决于开发公司的位置和熟练程度,但我们将采用外包公司的平均价格,目前约为每小时45元。

活动管理模块

该模块包含与创建和管理事件有关的功能。它使事件计划者可以查看其所有事件,创建和编辑新事件,等等。此模块必须为活动组织者提供必要的工具,例如预算计划员,日历和清单。

活动页面。有关事件的常规信息显示在此页面上。

事件仪表板。仪表板使计划人员可以查看所有事件,包括进行中的事件和已完成的事件。

预算和付款处理。此功能可帮助活动策划者制定预算并控制与会者的所有付款。

日历。日历对于任何EMS软件都是必不可少的,因为计划人员需要为他们组织的每项活动保持时间表。

清单。此功能可帮助事件策划者控制其工作流程,并且永远不会忘记执行任何重要任务。

报告和分析。此功能使活动组织者可以监视其活动的成功(例如,已注册了多少参与者)。

开发此模块将需要440到480个小时,因此准备花掉大约19,800元到21,600元即可。

与会者管理模块

任何事件计划软件都必须提供一组用于管理与会者的工具。有很多可能的与会者管理功能,但让我们集中讨论最重要的功能。

注册和RSVP。此功能使与会者可以快速注册活动。事件管理系统还应为组织者提供发送RSVP并获得响应的机会。

参会人员名单。与会者列表可帮助活动计划者查看和管理所有与会者,并且应包含与事件相关的信息(膳食或住宿选择,饮品偏好等)。

事件签到。该工具对于在会议和贸易展览等活动期间签到与会者很有用。顶级事件管理系统支持自动签到,这意味着事件参与者可以自己签入(例如使用QR码)。

机票订单。对于需要门票的活动,活动计划者必须能够出售门票并监视销售过程。

与会者管理模块将需要280到320个小时的工作,大约相当于12600元到14400元。

联系人管理模块

活动策划者在组织活动时会与许多供应商和联系人打交道。因此,事件管理软件必须提供一组联系人管理工具。该模块包含基本的联系人管理功能。

导入联系人。此功能使活动计划者可以从Excel,CSV或Access文件中导入其联系人和供应商列表,从而无需手动复制列表。

联系人更新。此功能使活动组织者可以快速更新联系人详细信息。

与CRM软件集成。借助此功能,活动计划者可以从活动计划和客户关系管理软件的组合中受益。

活动跟踪。借助活动跟踪,事件计划人员可以记录与联系人和供应商的所有互动。

要开发具有这样功能的联系人管理模块将花费280到320个小时,这意味着您需要花费12,600元- 14,400元。

活动营销模块

许多活动需要在线促销才能吸引参与者(例如,会议,贸易展览,音乐会和筹款活动)。该模块包括必备的事件营销功能。

活动网站。任何用于活动计划的顶级软件都必须具有网站构建工具,以便活动计划者可以快速创建美观的网站。建立响应网站或创建事件网站的移动版本至关重要。

活动电子邮件营销。此功能可帮助活动策划者向参加者发送电子邮件邀请。电子邮件营销工具必须提供个性化电子邮件和发送后续邮件的机会。

社会宣传工具。借助此功能,活动组织者可以在流行的社交网络(如Facebook和LinkedIn)上宣传活动。

报告工具。活动策划者需要能够监控其活动营销策略的运作情况,因此他们需要功能来查看实时报告(例如,该报告显示活动网站上的访问者数量或观看活动的人数在社交网络上)。

开发事件营销模块可能需要520到560个小时,因此费用为23,400元到25,200元。

团队合作模块

专业的事件管理公司雇用大量的人一起从事项目,因此他们需要有效的协作工具。让我们看一下用于事件规划的软件应具有的最小协作功能。

多用户访问。此功能允许多个人登录并共同处理一个项目。这对于组织大型活动(例如会议或音乐会)特别重要。

文件共享。借助此功能,活动计划者可以上传,下载和共享与活动相关的文件(PDF,图像)。

消息传递。事件计划者需要相互通信,因此该功能使他们可以在EMS内交换消息(而无需任何其他软件)。

此模块需要280至320小时,或12,600元至14,400元。

活动定制模块

该模块包含一些功能,可帮助事件计划人员自定义事件并利用第三方软件。尽管此模块的重要性似乎不如其他模块,但我们仍建议将其添加到活动计划软件中,因为该模块所包含的功能对于专业活动计划企业而言非常重要。

整合。集成使事件计划者可以将第三方解决方案(例如Slack,MailChimp和Dropbox)整合到事件计划软件中,因此事件组织者可以从额外的功能中受益。

帐户品牌。专业的活动组织者和企业可能希望在活动管理软件中为其帐户打上品牌。此功能使他们可以添加徽标,背景字体等。

最后,事件自定义模块大约需要280到320小时,因此您需要在此上花费约12,600到14,400元。

事件管理系统的技术堆栈

一旦知道事件计划软件将具有的功能,就应该继续为EMS选择技术堆栈。每个Web应用程序都是由许多必须适合其业务目标的客户端和服务器端技术构建的。

选择正确的技术栈对于Web项目至关重要,因为错误选择技术可能是项目失败的原因。

基于我们的Web开发专业知识,我们建议针对MVP和成熟的事件策划产品使用以下技术开发堆栈:

客户端技术堆栈

前端语言– JavaScript,HTML5,CSS3

JavaScript库– React,Redux

服务器端技术堆栈

后端语言– Ruby

应用程序框架– Ruby on Rails

自动化框架– RSpec,Capybara,PhantomJS

对象关系数据库– PostgreSQL

内存中数据结构存储– Redis

Web服务器– Nginx

Web应用程序服务器– Puma

托管– Amazon Web Services(AWS)

事件管理软件的定价模型

创建事件计划软件不仅可以帮助组织者更有效地完成工作,还可以为供应商带来收入。您应决定为EMS选择哪种定价模式。共有三种主要的定价模型;让我们一一复习一下。

模式1每次注册支付

使用这种定价模型,供应商将从活动组织者出售的每张门票(或注册)中受益。事件管理软件供应商通过多种方式收取注册费用。他们可能会收取固定价格,例如每张票1.50元。另一种方法是在固定费率的基础上收取一定百分比,例如1元加机票价格的1%。另外,请记住,您在EMS中使用的支付系统将为每笔交易收费。

用于事件策划的软件可以在两个选项之间进行选择:固定汇率或固定汇率加上门票价格的一定百分比。但是,当软件供应商提供定价模型的选择时,这些软件包提供的功能往往会有所不同。

每个注册的定价模型适用于组织音乐会,音乐活动等。

模式1免费增值模式

某些活动计划平台对于聚会等非营利性活动是免费的。它们提供了用于组织此类活动的基本功能:在线注册,促销工具,活动页面等。小型企业和个人因此可以免费使用此类软件。

但是,如果活动组织者需要使用其他功能,例如高级设计选项或RSVP,则他们必须获得EMS的付费版本。

模式3型基于订阅

用于事件管理的基于订阅的软件需要每月订阅。订阅费用可以基于计划者同时组织的活动数量,联系人列表的大小,申请人数量或其他一些标准。

每月的订阅费用从每月约20元到每月数百元不等,尽管许多事件管理平台允许事件组织者通过按年付费来节省费用。

此定价模型适用于处理大量事件且需要一次运行多个事件的专业事件策划企业。

总结

现在该计算事件管理软件的总成本了。由于整个项目将花费2,080到2,320小时(约12到14周),因此该项目的费用从93,600元到104,400元(每小时45元)。

显然,构建事件计划软件需要可靠的技术合作伙伴。全美在为事件管理行业交付一流项目方面拥有丰富的专业知识。我们已经为我们的客户完成的项目包括ExposureDB,实时事件分析工具,并Shopperations,零售和品牌营销的活动策划和协作平台。

如果您对活动策划的新软件有想法,请与成都软件开发联系,我们的团队将帮助您将想法付诸实践。

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